Które dokumenty składane z ofertą w przetargu można uzupełnić?
Przetarg to formalna procedura pozwalająca zamawiającemu na wyłonienie wykonawcy, który spełni określone wymagania co do jakości, ceny oraz terminowości wykonania zamówienia. Procedura ta polega na ogłoszeniu przez zamawiającego konkursu na wykonanie określonego zadania lub dostarczenie określonych towarów lub usług, a następnie na przeprowadzeniu procesu wyłaniania wykonawcy spośród oferentów, którzy zgłosili swoje oferty.
Przetargi są stosowane w różnych dziedzinach, m.in.: w budownictwie, przemyśle, usługach, ochronie środowiska, kulturze, itp. Procedura przetargowa ma na celu zapewnienie przejrzystości i uczciwości procesu wyłaniania wykonawcy, a także zapewnienie równych szans dla wszystkich zainteresowanych wykonaniem zamówienia podmiotów.
Przetargi publiczne są regulowane przez przepisy prawa zamówień publicznych, które określają między innymi zasady postępowania przy przetargach, wymagania dla oferentów, kryteria oceny ofert oraz terminy składania ofert i ogłaszania wyników postępowania. Prawo zamówień publicznych obowiązuje szereg jednostek publicznych (np. organy władzy publicznej, samorządy). Z kolei w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający obowiązuje rozporządzenie ministra. Kto może przystąpić do przetargu? Jakie są procedury uzupełniania dokumentów, jeżeli zajdzie taka konieczność ? Które dokumenty można uzupełnić po wyznaczonym terminie?
Kto może przystąpić do przetargu?
Do przetargu może przystąpić osoba fizyczna lub prawna, która spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o przetargu lub specyfikacji przetargowej. Warunki te zazwyczaj dotyczą między innymi posiadania wymaganych dokumentów, spełnienia określonych kryteriów technicznych lub finansowych, a także wpłacenia wadium. W przypadku przetargów publicznych obowiązują dodatkowe wymagania określone przez przepisy prawa zamówień publicznych. Przed przystąpieniem do przetargu warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami oraz dokumentami niezbędnymi do udziału w przetargu w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca składa wymagane dokumenty oraz oświadczenia potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, które zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu.
Serwis bizzone.pl jest dobrym źródłem aktualnych informacji o przetargach i inwestycjach w Polsce. Na tej stronie można znaleźć codziennie aktualizowaną bazę przetargów i zapytań ofertowych z różnych dziedzin gospodarki oraz unikalne zestawienie planowanych inwestycji. Jest to z pewnością bardzo przydatne narzędzie dla osób, które szukają informacji o przetargach w Polsce.
Które dokumenty składane z ofertą można uzupełnić?
Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymaga przygotowania szeregu dokumentów. Dokumenty, które podlegają uzupełnieniu zależą od konkretnego postępowania przetargowego oraz od określonych wymagań zamawiającego. Jednak w przypadku postępowania przetargowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych, oferent może uzupełnić jedynie swoją ofertę w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy zachodzi konieczność. Wykaz dokumentów, które powinny zostać złożone wraz z ofertą i podlegają uzupełnieniu:
oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji (w formie formularza JEDZ);
oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy;
pełnomocnictwo i inne dokumenty potwierdzające umocowanie do działania;
zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów pod warunkiem, że ze złożonych dokumentów wynika, że korzystasz z zasobów podmiotu trzeciego;
inne dokumenty zależnie od ich charakteru w razie konieczności należy sprawdzić czy dokument nie znajduje się, w którejś z kolejnych kategorii jeśli tak to stosują się do niego inne zasady.
W każdym przypadku uzupełnienie dokumentów powinno być dokładnie opisane w odpowiednim protokole lub formularzu, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa zamówień publicznych lub innym odpowiednim akcie prawnym. Jeżeli taka możliwość została przewidziana w postępowaniu przez zamawiającego to można uzupełnić dokumenty potwierdzające zgodność przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego np.: tabela z parametrami urządzenia, instrukcja obsługi urządzenia, karta katalogowa. Po terminie składania ofert zamawiający nie może zmienić zasad co do dopuszczalności uzupełnienia powyższych dokumentów.
Funkcje postępowania uzupełniającego
Postępowanie uzupełniające jest specjalnym trybem postępowania, które może być stosowane w przypadku, gdy zachodzi potrzeba uzupełnienia lub wyjaśnienia oferty złożonej przez oferenta. Wezwanie do uzupełnienia dokumentów powinno precyzyjnie wskazywać, co do jakich dokumentów zamawiający ma zastrzeżenia. Informacje w sprawie przeprowadzenia postępowania uzupełniającego zamawiający zobowiązany jest odnotować w protokole postępowania. Główne funkcje postępowania uzupełniającego to:
umożliwienie uzupełnienia lub wyjaśnienia oferty postępowanie uzupełniające daje oferentowi możliwość uzupełnienia lub wyjaśnienia swojej oferty, co może przyczynić się do poprawy jej jakości lub zwiększenia konkurencyjności;
zapewnienie równej konkurencji poprzez umożliwienie oferentom uzupełnienia lub wyjaśnienia swoich ofert, postępowanie uzupełniające może przyczynić się do zapewnienia równej konkurencji i ostatecznie wyłonienia najlepszego wykonawcy;
zwiększenie przejrzystości postępowania postępowanie uzupełniające może przyczynić się do zwiększenia przejrzystości procesu wyłaniania wykonawcy, ponieważ pozwala na uzyskanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień od oferentów;
zabezpieczenie interesów zamawiającego poprzez umożliwienie uzupełnienia lub wyjaśnienia oferty, postępowanie uzupełniające może pomóc zamawiającemu w uzyskaniu bardziej kompletnych informacji dotyczących oferowanych przez oferentów rozwiązań i w wyborze najlepszego wykonawcy;
zwiększenie skuteczności postępowania postępowanie uzupełniające może przyczynić się do zwiększenia skuteczności postępowania, ponieważ pozwala na uzyskanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które mogą pomóc w dokładniejszej ocenie ofert i wyborze najlepszego wykonawcy.
Zamawiający może również mieć wątpliwości, co do złożonych przez wykonawcę dokumentów i wezwać go do uzupełnienia dokumentów niezbędnych.
Które dokumenty składane z ofertą nie podlegają uzupełnieniu?
W zależności od konkretnego postępowania przetargowego oraz od określonych wymagań zamawiającego lista dokumentów potwierdzających, które podlegają uzupełnieniu, może być różna. Jednak zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych, nie wszystkie dokumenty składane z ofertą mogą być uzupełniane w ramach postępowania przetargowego. Dokumenty, które nie podlegają uzupełnieniu, to przede wszystkim te, które stanowią istotne elementy oferty, w szczególności:
formularz oferty;
dokumenty, w których deklaruje się co będzie przedmiotem oferty;
dokumenty dotyczące zgodności z wymaganiami zamawiającego, np. specyfikacje techniczne, normy jakości, wymagania środowiskowe;
kalkulacje lub kosztorys, jeżeli było wymagane rozbicie ceny na poszczególne elementy inaczej jest jednak w przypadku, gdy dokument ten w praktyce nie ma żadnego zastosowania w postępowaniu ani na etapie realizacji (zgodnie z treścią dokumentów zamówienia);
dokumenty dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, np. poręczenia bankowe lub ubezpieczenia;
harmonogram rzeczowo-finansowy inaczej jest jednak w przypadku, gdy dokument ten w praktyce nie ma żadnego zastosowania w postępowaniu ani na etapie realizacji (nie jest powiązany ani z karami umownymi, ani z płatnościami lub na etapie realizacji umowy powstanie zupełnie nowy harmonogram);
dokumenty potwierdzające kwalifikacje oferenta, np. certyfikaty, referencje, oświadczenia o doświadczeniu lub wiedzy. Dokumenty dotyczące prawa własności intelektualnej, np. patenty, prawa autorskie, znaki towarowe;
dokumenty stanowiące wadium (np. gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa, poręczenie bankowe), nie dotyczy to potwierdzenia wpłaty wadium przelewem, sam pieniądz stanowi tu wadium i wystarczy, że to on wpłynie w terminie;
inne dokumenty, które zostały wymienione przez zamawiającego jako niepodlegające uzupełnieniu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu, potwierdzające spełnienie warunku udziału w postępowaniu.
Nie warto składać oferty w ostatniej chwili
Oto kilka powodów, aby nie czekać na ostatnią chwilę:
ryzyko problemów technicznych składanie oferty na ostatnią chwilę wiąże się z ryzykiem problemów technicznych, takich jak problemy z Internetem, awarie komputera, problemy z serwerem itp., które mogą uniemożliwić złożenie oferty w terminie;
brak czasu na poprawki składając ofertę w ostatniej chwili, nie pozostawiasz sobie wystarczająco czasu na poprawki i uzupełnienia dokumentów, co może wpłynąć na jakość i kompletność oferty;
konkurencja ryzykujesz, że konkurencja już złożyła lepszą ofertę, ponieważ miała więcej czasu na przygotowanie;
presja czasu przygotowanie oferty w ostatniej chwili wiąże się z większą presją czasową, co może wpłynąć na jakość oferty i doprowadzić do popełnienia błędów.
Warto składać ofertę z wyprzedzeniem, aby mieć czas na dokładne jej przygotowanie i w razie potrzeby na dokonanie poprawek. Jeśli w ocenie zamawiającego dokument jest nieaktualny, może on wezwać do uzupełnienia.
Podsumowanie
W każdym przypadku warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami określonymi w dokumentach przetargowych i upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty są złożone w odpowiednim terminie oraz w formie i w sposób określony w przepisach lub w dokumentacji przetargowej. Zamawiający ma obowiązek oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia i to on bada wszystkie przedstawione mu wraz z ofertami dokumenty i oświadczenia. Warto przygotować dokumenty o udzielenie zamówienia publicznego wcześniej, aby uniknąć konieczności uzupełniania dokumentów, gdyż nie zawsze będzie to możliwe oraz pozwoli na uniknięcie wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu.
Tekst zawiera autopromocję.
