Kto kontroluje zamówienia publiczne?

Ogólne zasady wydatkowania środków publicznych w Polsce są określone w ustawie o finansach publicznych. Najważniejsza zasadą jest to że muszą być zgodne z ustawami i innymi aktami prawnymi oraz efektywne i skuteczne, co oznacza że muszą przyczyniać się do osiągnięcia celów publicznych i być w miarę możliwości optymalizowane pod kątem kosztów. Wydatkowanie kosztów publicznych musi być dokumentowane i opublikowane w sposób umożliwiający kontrolę społeczną. Z tego powodu postępowania o udzielenie zamówienia oraz przetargi podlegają więc ścisłej kontroli.

Na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) uchwalono procedury udzielania zamówień publicznych przez organy administracji publicznej oraz podmioty, które są z nią powiązane. Głównym celem ustawy jest zapewnienie transparentności, uczciwości i równości w procesie zamawiania produktów, usług i robót budowlanych przez sektor publiczny.

Prawo Zamówień Publicznych ma na celu zapobieganie korupcji i nieprawidłowościom w zamówieniach publicznych, a także zapewnienie, że podmioty wykonujące te zamówienia spełniają określone standardy jakościowe i środowiskowe. Ustawa ma również na celu promowanie konkurencji, co z kolei może prowadzić do obniżenia kosztów zamówień publicznych.

Prawo Zamówień Publicznych jest stosowana we wszystkich sektorach publicznych, takich jak służba zdrowia, edukacja, transport, infrastruktura i inne. Ustawa ta jest zgodna z przepisami unijnymi i jest jednym z najważniejszych instrumentów regulujących zamówienia publiczne w Polsce.

Udzielasz zamówień publicznych kto i w jaki sposób może cię kontrolować?

Urząd Zamówień Publicznych jest to organ odpowiedzialny za kontrolę zamówień publicznych, w tym za zapewnienie przejrzystości i konkurencyjności w procesie udzielania zamówień .

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych czuwa nad systemem zamówień oraz przestrzeganiem zasad udzielania zamówień i dokonuje kontroli procesu udzielania zamówień w zakresie przewidzianym ustawą.

Zasady prowadzenia kontroli zostały szczegółowo uregulowane w Rozdziale II Działu XI ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przepisy przewidują dwie rodzaje kontroli: kontrolę doraźną oraz kontrolę uprzednią.

Prowadząc kontrolę, Prezes Urzędu może:

• żądać od kierownika zamawiającego niezwłocznego przekazania kopii dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego, w formie pisemnej albo w formie elektronicznej;

• żądać od kierownika zamawiającego, od pracowników zamawiającego oraz innych podmiotów udzielenia, w terminie przez niego wyznaczonym, wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, w formie pisemnej albo w formie elektronicznej;

• zasięgnąć opinii biegłego, jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy lub dokonanie innych czynności kontrolnych wymaga wiadomości specjalnych.

Zadania kontrolne wykonuje Departament Kontroli Zamówień Publicznych, który zajmuje się przeprowadzaniem kontroli doraźnych (następczych i uprzednich) wszczynanych z urzędu lub na wniosek, a także przeprowadzaniem obligatoryjnych kontroli uprzednich.

Kontrola Prezesa Urzędu dokonuje sprawdzenia zgodności postępowania o udzielenie zamówienia z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przedmiotem kontroli nie jest gospodarność działań zamawiającego, celowość dokonywanych przezeń zakupów czy też jego rzetelności. Kontrola co do zasady przeprowadzana jest w siedzibie Urzędu, na podstawie przekazanej przez zamawiającego kopii dokumentacji postępowania, wyjaśnień i w razie potrzeby opinii biegłego.

Regulacje zawarte w rozdziale II Działu XI stosuje się do kontroli postępowania o udzielenie zamówienia, zawarcia lub zmiany umowy, a także odpowiednio do kontroli postępowania o zawarcie umowy ramowej, dynamicznego systemu zakupów, systemu kwalifikowania wykonawców lub konkursu oraz zawarcia lub zmiany umowy ramowej.

W przypadku braku podstaw do wszczęcia kontroli Prezes Urzędu informuje wnioskodawcę o odmowie wszczęcia kontroli.

Kontrola doraźna

Prezes Urzędu może wszcząć kontrolę doraźną z urzędu lub na wniosek w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na jego wynik.

Kontrola doraźna może zostać wszczęta zarówno przed zawarciem umowy, jak i po zawarciu umowy z wybranym wykonawcą  i dotyczy wszystkich zamówień bez względu na źródło finansowania, w tym również zamówień współfinansowanych ze środków UE.

Kontrola doraźna Prezesa UZP składa się z dwóch etapów, tj. postępowania wyjaśniającego oraz postępowania kontrolnego.

Postępowanie wyjaśniające stanowi wstępny etap kontroli doraźnej i ma na celu ustalenie, czy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu albo zawarto lub zmieniono umowę lub umowę ramową z naruszeniem przepisów ustawy.

W przypadku, gdy kontrola doraźna wszczynana jest na wniosek, może być prowadzona wyłącznie w zakresie zarzutów zawartych w takim wniosku. Niemniej jednak Prezes UZP może rozszerzyć z urzędu zakres kontroli, jeśli zostanie ujawnione, że doszło do innego, niż ujęte we wniosku, naruszenia ustawy Prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania lub konkursu albo zawarcie lub zmianę umowy, lub umowy ramowej.

Kontrola uprzednia

Na podstawie art. 613 ust. 1 Prawo Zamówień Publicznych kontrola uprzednia jako obligatoryjna prowadzona jest tylko wobec zamówień objętych współfinansowaniem ze środków Unii Europejskiej. Kontrola ta  obejmuje zamówienia o wartościach określonych w art. 613 ust. 2 ustawy PZP, tj. min. 10 mln euro dla dostaw i usług oraz min. 20 mln euro dla robót budowlanych.

W przypadku zamówień spełniających przesłankę wartości zamówienia a udzielanych w częściach, obowiązek przeprowadzenia kontroli uprzedniej obejmuje tylko te części zamówień, których, wartość jest równa lub przekracza wyrażoną z złotych równowartość kwoty 1 mln euro.

Prezes Urzędu może również w przypadku udzielania zamówień w częściach odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej, jeżeli wartość poszczególnych części zamówienia jest mniejsza niż kwoty, o których mowa w art. 613 ust. 2 ustawy. Ponadto, Prezes Urzędu może też odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej na wniosek instytucji zarządzającej, jeżeli w ocenie tej instytucji postępowanie zostało przeprowadzone w sposób zgodny z przepisami ustawy. O odstąpieniu informowany jest zamawiający, a w przypadku wniosku instytucji zarządzającej również wnioskodawca.

W przypadkach określonych w art. 614 ustawy PZP do kompetencji Prezesa Urzędu należy również przeprowadzanie kontroli uprzedniej dokumentów zamówienia. Przeprowadzenie tego rodzaju kontroli uwarunkowane jest spełnieniem ustawowych przesłanek tj. kryterium wartościowego (wartość zamówienia musi być co najmniej równa lub przekraczająca progi unijne) i przesłanki przedmiotowej (zamówienie ma obejmować aspekty związane z innowacyjnością lub którego przedmiotem jest produkt innowacyjny). Dodatkowo zamówienie to nie może spełniać przesłanek kontroli uprzedniej obligatoryjnej, a zatem wartość takiego zamówienia ma być niższa niż progi określone w art. 613 ust. 2 PZP, a zarazem przekraczająca progi unijne. Kontrola ta może zostać przeprowadzano wyłącznie na wniosek zamawiającego. Kontrola uprzednia dokumentów zamówienia może obejmować, stosownie do decyzji zamawiającego, całość postepowania albo następujące etapy: etap do składania wniosków lub ofert, etap negocjacji, etap oceny ofert. Kontrola ta nie obejmuje swym zakresem dokumentacji  technicznej.
Zamawiający, w przypadku udzielania zamówienia współfinansowanego ze środków UE o wartości równej lub przekraczającej 10 mln euro dla dostaw i usług oraz 20 mln euro dla robót budowlanych, niezwłocznie po wydaniu przez Krajową Izbę Odwoławczą wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty, albo po upływie terminu do wniesienia odwołania, a przed zawarciem umowy, jest zobowiązany przekazać do Urzędu Zamówień Publicznych, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego kopie dokumentacji postępowania, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.

Wszczęciem kontroli uprzedniej jest doręczenie Prezesowi Urzędu kopii dokumentacji postępowania w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.

W sytuacji, gdy po przekazaniu kopii dokumentacji do kontroli zostanie wniesione odwołanie lub skarga, zamawiający ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym Prezesa Urzędu. W wyniku zawiadomienia o wniesionym odwołaniu Prezes Urzędu wstrzymuje wykonanie kontroli do czasu wydania przez KIO wyroku lub postanowienia, z uwzględnieniem art. 578 ust. 2.

Kontrola powinna zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia materiałów, o których mowa w art. 605 ust. 1 ustawy PZP lub w terminie 30 dni od tego dnia w przypadkach szczególnie skomplikowanych. Materiałami, o których mowa w art. 605 ust. 1 ustawy PZP są dokumenty, wyjaśnienia i opinie biegłego.

W zależności od ustaleń kontroli, w informacji o wyniku kontroli Prezes Urzędu informuje, że kontrola nie wykazała naruszeń lub że wykazała naruszenia. Prezes Urzędu w stosunku do konkretnych naruszeń może też wydać zalecenia pokontrolne, jeżeli w toku kontroli stwierdzono, że zasadne jest unieważnienie postępowania lub usunięcie stwierdzonych naruszeń. Na wniosek Prezesa Urzędu zamawiający informuje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

Zamawiający może wnieść umotywowane zastrzeżenia do wyników kontroli uprzedniej w terminie 7 dni od doręczenia informacji o wyniku kontroli. Prezes Urzędu rozpatruje zastrzeżenia w terminie 15 dni od ich otrzymania, a w przypadku ich nieuwzględnienia przekazuje je do zaopiniowania Krajowej Izbie Odwoławczej. Krajowa Izba Odwoławcza w terminie 15 dni wyraża, w formie uchwały, opinię. O ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń Prezes Urzędu niezwłocznie zawiadamia kontrolowanego zamawiającego.

Do czasu doręczenia informacji o wyniku kontroli uprzedniej obligatoryjnej kontrolowany zamawiający nie może zawrzeć umowy z wykonawcą.

Odpowiedzialność reguluje nie tylko Prawo Zamówień Publicznych

Naruszenie przepisów podczas udzielania zamówień publicznych jest poważnym wykroczeniem, za które ponosi się odpowiedzialność nie tylko na mocy Prawa Zamówień Publicznych, ale także na podstawie innych aktów prawnych. Przede wszystkim, zgodnie z ustawą z 17.12.2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, osoby, które dopuszczają się naruszeń podczas udzielania zamówień publicznych, są podległe sankcjom finansowym lub dyscyplinarnym.

Ponadto, zgodnie z Kodeksem Karnym, osoby, które wręczają lub przyjmują korzyści majątkowe lub osobiste w związku z udzielaniem zamówień publicznych, są podległe karze pozbawienia wolności lub grzywny. W ten sposób ustawodawca zdecydowanie chroni interesy publiczne i wymusza przestrzeganie przepisów dotyczących zamówień publicznych.

Warto podkreślić, że przestrzeganie przepisów jest kluczowe dla zapewnienia uczciwości i transparentności w procesie udzielania zamówień publicznych, a także dla uniknięcia korupcji i nadużyć. Dlatego też, każdy podmiot zaangażowany w zamówienia publiczne powinien świadomie przestrzegać obowiązujących przepisów i działać zgodnie z zasadami etyki oraz uczciwości.