Jak wygląda otwarcie ofert w przetargu?
Tryby postępowania i wszelkie zagadnienia związane z otwieraniem ofert reguluje ustawa z dnia 11 września 2019 r Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 ze zm.), której zapisy (co do zasady) powinny rozwiewać wszelkie wątpliwości.
Jednym z fundamentalnych etapów każdego postępowania przetargowego jest m.in. otwarcie ofert. Służy to przede wszystkim do ujawnienia oferowanych cen i innych informacji w złożonych ofertach, a nade wszystko do ujawnienia budżetu zamawiającego na zamawianą usługę/przedmiot.
Jak przeprowadzić przetarg krok po kroku?
Postępowania przetargowe mogą się różnić (w zależności od trybu np. przetargu nieograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem czy zamówienia z wolnej ręki), a schemat w trybie podstawowym jest następujący:
Przygotowanie oferty precyzyjny opis przedmiotu zamówienia (OPZ).
Opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP).
Publikacja SWZ udostępnienie Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) oraz udzielanie niezbędnych wyjaśnień zainteresowanym wykonawcom.
Składanie i otwarcie ofert oferent może złożyć 1 ofertę w każdym momencie jeśli nie upłynął termin składania ofert wskazany w SWZ, a otwarcie ofert następuje niezwłocznie art. 222 ust. 1 Pzp. Ważne! Zamawiający przed otwarciem ofert musi podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Ocena ofert i wykonawców z poszanowaniem art. 223 226 Pzp.
Wybór najkorzystniejszej oferty.
Zakończenie postępowania które kończy się opublikowaniem w BZP informacji o udzieleniu zamówienia.
Kiedy następuje otwarcie ofert?
Czynność ta powinna nastąpić niezwłocznie, co wynika wprost art. 222 ust. 1 Pzp. Niezwłocznie tzn. w chwili, gdy upływa termin składania ofert, następuje otwarcie ofert. Ustawodawca złagodził ten rygor, ponieważ zdarzały się opóźnienia (często nie z winy zamawiającego) i aby nie wymuszać konieczności powtarzania kosztownych i długotrwałych procedur przetargowych, dopuścił 1 dzień zwłoki, lecz nie później niż do następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
Bezpośrednio po otwarciu ofert zamawiający podaje do publicznej wiadomości na stronie internetowej prowadzonego postępowania:
nazwy oferentów lub imiona i nazwiska, których otworzył oferty, a także o miejscach prowadzonej działalności gospodarczej, lub miejscach zamieszkania wykonawców;
ceny lub koszty zawarte w ofertach (z wyjątkiem ofert, które podlegają negocjacjom, ponieważ zamawiający może udostępnić te informacje dopiero po otwarciu ofert ostatecznych lub unieważnieniu postępowania).
Dodatkowo zamawiający musi opublikować takie informacje jak termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności, jeśli wykonawcy deklarowali je w swoich ofertach.
Ustawodawca w ust. 2 tego artykułu informuje, że w przypadku awarii systemu teleinformatycznego, przy użyciu którego następuje otwarcie ofert przez zamawiającego, nie ma możliwości otwarcia ofert w terminie składania ofert, zamawiający ma obowiązek przeprowadzić procedurę otwarcia ofert, niezwłocznie po usunięciu awarii.
Ważne jest to, że zamawiający ma obowiązek na stronie internetowej prowadzonego postępowania, informować o każdej zmianie terminu otwarcia ofert, ponieważ brak komunikatu o upływie terminu składania ofert lub gdy oferty zostały otwarte ze zwłoką, jest podstawą do unieważnienia przetargu.
Czy otwarcie ofert jest niejawne?
Jest i nie jest niejawne. Obecnie obowiązujące przepisy prawa nie nakazują publicznego otwarcia ofert, chyba że sam zamawiający przewidział przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym publiczne otwarcie ofert, i umieścił taką informację w dokumentach zamówienia (czyli może być niejawne).
W nowej ustawie prawo zamówień publicznych jawność otwarcia ofert ma zagwarantować cała procedura, która polega przede wszystkim na niezwłocznym (i po otwarciu każdej oferty) jej opublikowaniu.
Dodatkowo bezpośrednio przed otwarciem ofert, zamawiający musi poinformować na stronie internetowej prowadzonego postępowania, kwotę, jaką przeznaczył na finansowanie zamówienia.
A bezpośrednio po otwarciu ofert, publikuje na stronie internetowej prowadzonego postępowanie informacje o wykonawcach, których oferty otworzył, o ich siedzibach, miejscach prowadzenia działalności lub miejscach ich zamieszkania (w przypadku braku siedziby), oraz o cenach lub kosztach dotyczących zamówienia. Otwarcie ofert daje możliwość zapoznania się osób upoważnionych z treścią ofert.
Należy mieć świadomość, że nadal samo postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne (art. 18 ust. 1 Pzp).
Zamawiający, aby uniknąć jakichkolwiek podejrzeń przy otwarciu ofert składanych drogą elektroniczną, bez możliwości składania ofert w formie pisemnej czy przy użyciu systemu teleinformatycznego, może w SWZ wskazać miejsce, gdzie dokona jawnego otwarcia ofert, wraz z możliwością podania osobom uczestniczących podczas otwarcia ofert informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 Pzp.
Czy informacja z otwarcia ofert musi być podpisana?
Należy mieć świadomość, że procedura otwarcia ofert jest czynnością tylko informacyjną, mającą na celu stwierdzenie faktu. Na tym etapie nie zapadają żadne decyzje. Następuje otworzenie oferty i w zależności od trybu, np. przetargu nieograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, zamówienia z wolnej ręki i opublikowanie niezbędnych informacji na stronie internetowej prowadzonego postępowanie.
Zatem nie ma obowiązku składania podpisu przez żadną osobę na tym etapie, lecz często zdarza się, np. w jednostkach publicznych, że inna komórka otwiera, a inna publikuje informacje. W związku z tym dobrą praktyką obiegu dokumentów jest składanie podpisów (parafek) na każdym etapie przemieszczania się dokumentów.
Aby więc zachować ogólnie przyjęte procedury obiegu dokumentów, informację z otwarcia ofert powinna podpisać osoba otwierająca oferty, przewodniczący komisji przetargowe lub kierownik jednostki przeprowadzającej postępowanie o zamówienie publiczne.
