Jak przygotować się do złożenia elektronicznej oferty przetargowej
W dzisiejszych czasach elektronizacja zamówień publicznych staje się coraz bardziej popularna i powszechna. Dzięki temu cały proces składania ofert przebiega znacznie szybciej, sprawniej i efektywniej, co ma po części wpływ na to kto wygra przetarg. Zalety składania ofert w postaci elektronicznej to chociażby łatwość i szybkość przetwarzania danych czy możliwość sprawdzenia poprawności składanej oferty w czasie rzeczywistym. Jakie kroki należy podjąć, aby poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami złożyć ofertę w formie elektronicznej ? Podpowiadamy.
Prawo zamówień publicznych złożenie oferty przetargowej w formie elektronicznej
Na większość zamówień można odpowiadać w formie elektronicznej, jednak nie w każdym wypadku złożenie oferty przetargowej w takiej formie jest obowiązkowe. Zależy to od wartości zamówienia publicznego.
Zgodnie z art. 63 ust. 1 Prawo Zamówień Publicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Pod pojęciem formy elektronicznej rozumie się w takim wypadku plik cyfrowy podpisany podpisem kwalifikowanym.
Oferta składana w postępowaniach o niższej wartości nie musi być składana w formie elektronicznej. Dopuszczalna jest w takim wypadku postać elektroniczna co oznacza, że składany dokument musi być plikiem elektronicznym, natomiast nie musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym. W takim wypadku plik cyfrowy może być opatrzony podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego warunek konieczny do złożenia ważnej oferty
Podstawą złożenia oferty w zamówieniach publicznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne jest opatrzenie jej elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Kwalifikowany podpis elektroniczny potwierdza autentyczność dokumentów elektronicznych i ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Taki podpis trzeba zakupić od jednego z certyfikowanych dostawców, których listę znajdziemy na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Zestaw podpisu kwalifikowanego zawiera zazwyczaj :
specjalną kartę kryptograficzną, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
czytnik kart, który podłączamy do komputera,
oprogramowanie niezbędne do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego .
Jeśli prowadzisz firmę zdecyduj także kto będzie odpowiedzialny za składanie ofert w formie elektronicznej. Warto bowiem przygotować pełnomocnictwa dla tych pracowników, którzy będą przygotowywać, podpisywać i składać oferty. Pełnomocnictwa do składania ofert czy reprezentowania w przetargach muszą być udzielone także formie elektronicznej a nie w formie papierowej.
Środki komunikacji elektronicznej. Dokumentacja zamówienia publicznego na stronie internetowej zamawiającego
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej a zamawiający decyduje o tym jaki to będzie środek komunikacji . Zamawiający wybierają zazwyczaj ogólnodostępny i bezpłatny miniPortal Urzędu Zamówień Publicznych, własne platformy zakupowe albo platformy komercyjne. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający mogą korzystać z różnych platform aby zbierać oferty i zabezpieczyć ich treści przed terminem otwarcia ofert.
Przed złożeniem oferty przetargowej w formie elektronicznej powinniśmy przede wszystkim zapoznać się z dokumentacją dotyczącą zamówienia. Na stronie internetowej zamawiającego znajdziemy Specyfikację Warunków Zamówienia, wszelkie wyjaśnienia z nią związane oraz ewentualne zmiany. Informacje te znajdziemy także na komercyjnych portalach wybranych przez zamawiającego. W przypadku MiniPortalu UZP specyfikację warunków zamówienia znajdziemy tylko na stronie internetowej zamawiającego.
Składając ofertę w formie elektronicznej należy w specyfikacji zwrócić szczególną uwagę na informacje dotyczące komunikacji , formy składania ofert z użyciem narzędzi elektronicznych.
Złożenie oferty przetargowej poprzez MiniPortal
MiniPortal UZP to ogólnodostępne, bezpłatne i intuicyjne narzędzie do zapewnienia elektronicznej komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Chcąc złożyć ofertę za pośrednictwem MiniPortalu UZP musimy posiadać bezpłatne konto na MiniPortalu. Trzeba także zarejestrować się na platformie ePUAP. Dzięki dostępnym prostym formularzom elektronicznym możemy złożyć ofertę, zgłosić zmianę w ofercie handlowej lub wycofać ofertę. Do dyspozycji mamy także formularze do komunikacji z zamawiającym . Jako wykonawca wyślemy drogą elektroniczną pytanie dotyczące zamówienia, wyjaśnienie czy też uzupełnienie do złożonej oferty handlowej lub pismo w innej sprawie.
Pierwszym krokiem podczas składania oferty przez MiniPortal i ePUAP jest przygotowanie dokumentacji wymaganej przez zamawiającego (np. formularz oferty, kosztorys, Jednolity Europejski Dokument Zamówienia). Po ich wypełnieniu wszystkie dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga użycia karty kryptograficznej (zawierającej dane niezbędne do złożenia podpisu) oraz odpowiedniego oprogramowania (dostarczonego w zestawie kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Po podpisaniu wszystkich składanych zamawiającemu dokumentów i oświadczeń należy je spakować w plik ZIP. W kolejnym kroku plik ZIP trzeba zaszyfrować, po to aby zamawiający nie mógł zapoznać się z treścią oferty przed terminem składania ofert. Do zaszyfrowania pliku potrzebujemy identyfikatora postępowania oraz klucza publicznego postępowania, który posłuży do zaszyfrowania oferty. Informacje te zamawiający zamieszcza na stronie postępowania. Ostatnim krokiem jest przekazanie oferty zamawiającemu. Składanie oferty odbywa się przy wykorzystaniu formularza ePUAP.
Komercyjne portale i platformy zakupowe zamawiającego
Jeśli zamawiający prowadzi postępowanie korzystając z portali komercyjnych i platform zakupowych to korzystanie z tych środków komunikacji jest bezpłatne dla oferenta. Wykonawca musi jednak w większości przypadków zarejestrować się na danej platformie, zaakceptować regulamin, aktywować swój login. Czasami taka aktywacja trwa kilka dni, trzeba więc pamiętać o założeniu konta w odpowiednim czasie tak, aby terminy składania ofert zostały dotrzymane.
Otwarcie ofert w przetargu elektronicznym
Tak jak i w przetargu prowadzonym w zwykły sposób również w przypadku składania ofert drogą elektroniczną ich otwarcie odbywa się publicznie, przy pomocy Internetu, z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania.
