Jak powinna wyglądać oferta przetargowa? Krok po kroku
Poprawnie przygotowana oferta jest kluczowa dla każdego wykonawcy biorącego udział w postępowaniu przetargowym. Aby przygotować ofertę w sposób właściwy, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Nasz artykuł podpowie Ci krok po kroku od czego trzeba zacząć.
Co należy sprawdzić przed złożeniem oferty?
Jeśli zdecydowaliśmy się na składanie oferty w przetargu, pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z dokumentacją zamówienia publicznego. Informacje o przetargu oraz dokumentację można znaleźć na stronie internetowej. Wśród najważniejszych dokumentów w przetargach publicznych znajdują się:
Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) kluczowy dokument określający wszystkie warunki, jakie musi spełnić wykonawca. SWZ określa również wysokość wadium oraz dokumenty, które musi złożyć firma składająca ofertę w przetargu.
Dokładny opis przedmiotu zamówienia, w tym specyfikacje techniczne i projekty w przypadku prac budowlanych.
Wzór formularza oferty przetargowej dokument, który musi zostać wypełniony i złożony w odpowiednim terminie. Formularz ten jest podstawą złożenia oferty do przetargu.
Wzór umowy treść, którą zamawiający podpisze z wykonawcą, który wygra przetarg.
Pozostałe oświadczenia, które musi złożyć wykonawca w ramach składania oferty do przetargu.
Dokumentacja przetargu może wydawać się skomplikowana i zawiła, szczególnie jeśli jest to nasz pierwszy kontakt z nią. Jednak każdy kolejny przetarg będzie łatwiejszy, a w razie wątpliwości, zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o doprecyzowanie informacji zawartych w dokumentacji. Forma i terminy składania pytań są określone w SWZ.
Oferta przetargowa jak powinna wyglądać?
Oferty przetargowe są składane w odpowiedzi na ogłoszenia konkursowe, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku: Prawo zamówień publicznych. W trakcie postępowania przetargowego należy uwzględnić wytyczne zawarte w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SIWZ), która pełni funkcję instrukcji dla wykonawców, określając dokładnie jak powinna ona wyglądać.
W ramach odpowiedzi na ogłoszenie przetargowe, kluczowym elementem oferty jest przedstawienie dokładnego kosztorysu robót. Kosztorys powinien uwzględniać wszystkie niezbędne elementy związane z realizacją zadania, takie jak materiały, koszty transportu, wynagrodzenie pracowników czy pozostałe koszty operacyjne. Warto pamiętać, że kosztorys powinien być realistyczny, konkurencyjny, ale jednocześnie umożliwiający wykonawcy uzyskanie zysku.
Warto zwrócić uwagę na to, że oferta przetargowa powinna być zgodna z wytycznymi określonymi w SIWZ. Należy dokładnie zapoznać się z wymaganiami, które są określone w dokumentacji przetargowej i upewnić się, że zawiera wszystkie niezbędne informacje oraz spełnia wymagania określone przez zamawiającego.
W trakcie procesu złożenia ofert przetargowych ważne jest zachowanie uczciwości i zgodność z zasadami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych. Niedotrzymanie zasad oraz próby wpływania na decyzje zamawiającego mogą skutkować wykluczeniem z postępowania, a nawet konsekwencjami prawnymi.
W jaki sposób przygotować wzór oferty przetargowej?
Ofertę składa się w formie pisemnej. Przygotowując odpowiedź na ogłoszenie przetargowe, ważne jest, by w ofercie znajdowały się wszystkie istotne informacje dotyczące realizacji zamówienia. Poniżej przedstawiamy niektóre z kluczowych elementów, które powinny znaleźć się w ofercie:
Dane wykonawcy w tym nazwę firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail i numer identyfikacji podatkowej (NIP) wykonawcy.
Oznaczenie postępowania przetargowego w tym numer ogłoszenia, datę i godzinę składania ofert, a także nazwę i adres zamawiającego.
Opis przedmiotu zamówienia obejmuje to dokładny opis produktu, usługi lub robót budowlanych, które mają zostać zrealizowane, wraz z wymaganiami technicznymi i jakościowymi.
Termin wykonania zamówienia określamy dokładny termin rozpoczęcia i zakończenia.
Informacje o ewentualnych podwykonawcach w przypadku korzystania z podwykonawców, wskazujemy ich nazwy, adresy i zakres prac, jakie mają zostać wykonane.
Opis sposobu wykonania prac przedstawiamy plan zamówienia, określić etapy prac oraz metody, jakie zostaną zastosowane do wykonania zamówienia.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)- ważne jest również, aby oferta spełniała wymagania w niej określone i uwzględniała warunki finansowe, jakie proponuje wykonawca oraz była zgodna z zasadami postępowania przetargowego.
Jak odszukać odpowiadający Ci przetarg?
Rozpoczęcie przetargu rozpoczyna się od publikacji ogłoszenia, które ma na celu ułatwienie dostępu do najważniejszych informacji na temat postępowania przetargowego.
Większość ogłoszeń (poza tymi dotyczącymi większych wartości) publikowana jest w Biuletynie Zamówień Publicznych.
W Biuletynie można sprawdzić treść ogłoszenia na zamówienia publiczne, które zawierają kluczowe informacje dotyczące postępowania przetargowego. Na ich podstawie można z dużą pewnością określić, czy przetarg jest interesujący, gdyż ogłoszenia zawierają między innymi skrócony opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania dotyczące udziału w postępowaniu, takie jak wymagane doświadczenie.
Innym sposobem na znalezienie informacji o nowych przetargach jest skorzystanie z płatnych, komercyjnych wyszukiwarek przetargów, które często oferują bardziej zaawansowane narzędzia wyszukiwania i filtrowania.
Jak znaleźć pełną dokumentacją postępowania?
Cała dokumentacja przetargowa zwykle jest dostępna na stronie internetowej wskazanej w ogłoszeniu o zamówieniu (adres znajdziesz w punkcie I.4, gdzie podany jest "Adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia").
Niestety, często link podany w ogłoszeniu prowadzi jedynie do ogólnej listy przetargów lub nawet tylko do jego strony głównej, a nie bezpośrednio do strony z dokumentacją przetargową. W takim przypadku konieczne może być odnalezienie właściwej podstrony w celu pobrania pełnej dokumentacji.
Jeśli masz trudności z odnalezieniem właściwej dokumentacji, warto skontaktować się z zamawiającym i zapytać o dokładne miejsce publikacji postępowania.
Jednym ze sposobów może być skorzystanie z płatnych, komercyjnych wyszukiwarek przetargów, które często oferują linki do odpowiedniej strony konkretnego przetargu lub bezpośrednio do gotowej do pobrania dokumentacji przetargowej, obok najważniejszych informacji o danym przetargu.
Co zrobić w przypadku zmiany wymogu?
Jeśli dokumentacja przetargowa jest słabo przygotowana, zawiera błędy lub nieścisłości lub przewiduje wymogi, które uważasz za nadmierne, możesz skontaktować się z odpowiednią osobą w celu uzyskania wyjaśnień lub zmiany fragmentu dokumentacji.
Aby to zrobić, powinno się zadać pytania przed upływem połowy terminu złożenia ofert, ponieważ wtedy zamawiający musi na nie odpowiedzieć. Pytania przesyłamy w sposób określony w SIWZ, na przykład na adres e-mail wskazany w specyfikacji.
Pytania formułujemy w taki sposób, aby uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Zamawiający udzieli odpowiedzi na stronie postępowania, ale nie ujawni, kto zadał pytanie. Udzielone wyjaśnienia są wiążące dla wszystkich, w tym dla osoby zamawiającej i mogą zmienić treść specyfikacji.
Zamawiający jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na pytania przedterminowe najpóźniej na 2 dni przed terminem składania ofert. Jednakże w przypadku postępowań o większej wartości, termin ten wynosi 6 dni. Ważne, aby pamiętać, że nie otrzymasz powiadomienia o udzielonych odpowiedziach, dlatego warto regularnie sprawdzać stronę postępowania, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami w specyfikacji lub udzielonymi odpowiedziami.
Czy spełniasz wymóg doświadczenia?
Przetargi często wymagają od wykonawców spełnienia warunku doświadczenia, który jest najczęstszą przeszkodą w złożeniu oferty. Jeśli spotykasz się z taką sytuacją, warto pamiętać o kilku kwestiach:
Możesz zwrócić się do zamawiającego z prośbą o obniżenie wymogu doświadczenia do poziomu, który jest dla Ciebie dostępny. Jeśli zamawiającemu zależy na większej liczbie ofert lub różnica jest niewielka, może on zgodzić się na Twoją propozycję.
Możesz zaplanować wykonać zamówienie przy udziale podmiotu trzeciego, który jednocześnie udostępni Ci swoje doświadczenie w celu spełnienia wymogu. Trzeba pamiętać, że czasami warunki zamówienia w praktyce wykluczają taką możliwość.
Możesz złożyć wspólną ofertę z innym wykonawcą, jeśli on sam lub razem z Tobą posiada wymagane doświadczenie. Powinno się zwrócić uwagę na sumowanie doświadczenia, ponieważ nie wszystkie jego sposoby są akceptowane.
Zamawiający może sam lub na wniosek innego wykonawcy zmienić później wymóg doświadczenia.
Możesz zaskarżyć wymóg zamawiającego do Krajowej Izby Odwoławczej, która wyrokiem rozstrzygnie zasadność Twoich zarzutów.
Warto pamiętać, że Twoje doświadczenie zawodowe to nie tylko zamówienia realizowane na rzecz podmiotów publicznych, ale także wszystkie projekty i zlecenia, które udało Ci się zrealizować w ramach swojej działalności gospodarczej. Warto dokładnie przeanalizować swoje dotychczasowe doświadczenie i przedstawić je w ofercie w sposób najkorzystniejszy dla swojego przedsiębiorstwa.
Jak uzupełnić formularz oferty?
Jeśli zdecydowałeś się złożyć ofertę w ramach zamówienia publicznego, musisz pamiętać o tym, że proces wyboru oferty działa inaczej niż w przypadku prywatnych negocjacji. W zamówieniach publicznych decydujące znaczenie ma ocena ofert w oparciu o kryteria określone przez zamawiającego w SIWZ.
Tworząc swoją ofertę, musisz zatem skoncentrować się na spełnieniu minimalnych wymogów, a nie na oferowaniu lepszego towaru lub wyższej jakości usług niż konkurencja. W przypadku niespełnienia nawet niewielkiego wymogu, zostanie ona odrzucona.
Mimo że Twoja oferta może oferować lepszą jakość lub wyższy standard wykonania niż oferty konkurentów, zamawiający nie przyzna punktów za te cechy, chyba że zostały one wyraźnie wymienione w specyfikacji. Najważniejsze są zatem kryteria oceny określone przez zamawiającego.
Zgodnie z zasadami przetargów publicznych, zamawiający musi wybrać ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, jeśli punktacja ofert jest stosowana. To oznacza, że w przypadku, gdy oferta wykonawcy o lepszej renomie uzyskała niższą punktację niż inna, która spełnia wszystkie wymagania określone w specyfikacji, zamawiający jest zobowiązany wybrać tę ofertę, która uzyskała wyższą punktację, niezależnie od reputacji wykonawcy.
Podczas składania oferty na przetarg istotne jest, aby skoncentrować się na tym, by była korzystna z uwzględnieniem kryteriów oceny ofert. Oznacza to, że powinieneś zwrócić szczególną uwagę na wymagania i kryteria oceny określone przez zamawiającego i w sposób kompleksowy odnieść się do każdego z nich. Warto przy tym pamiętać, że zwykle ocena ofert uwzględnia wiele czynników, takich jak cena, jakość, terminowość , a także innowacyjność i zrównoważony rozwój. Dlatego dobrze jest przygotować swoją ofertę w sposób, który będzie w pełni odpowiadał wymaganiom, a jednocześnie pozwoli na osiągnięcie korzystnej dla Ciebie ceny lub innych korzyści. Wypełniając formularz oferty, musisz dokładnie przeanalizować wymagania i przedstawić ofertę, która spełni te wymagania i będzie wyróżniać się na tle konkurencji.
Czy postępowania przetargowe są jawne?
Postępowania przetargowe są prowadzone w sposób jawny, co ma znaczenie dla Ciebie jako wykonawcy. Dzięki jawności tych postępowań masz możliwość uzyskania dostępu do ofert innych wykonawców, co umożliwia Ci zapoznanie się z ich szczegółami i sprawdzenie, czy spełniają one wymagania.
Jednocześnie, trzeba pamiętać, że inni wykonawcy również mają dostęp do Twojej oferty. Dlatego ważne jest, abyś w formularzu oferty zawarł tylko takie informacje, które chcesz udostępnić publicznie. Możliwe jest również zastrzeżenie części informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa, co pozwala na ochronę Twoich poufnych danych. Jednakże, aby złożyć ofertę z uzasadnieniem, że pewne informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, należy spełnić pewne wymagania. Przede wszystkim musisz złożyć oświadczenie o tym, że informacje, które ujawniłeś w ofercie, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Ważne jest, abyś pamiętał o tym, że uzasadnienie to musi być wystarczająco przekonujące, ponieważ każdy może mieć dostęp do Twojej oferty.
Jak przygotować dokumenty składane z ofertą?
W czasie składania oferty na przetarg, trzeba złożyć oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału oraz braku podstaw do wykluczenia. Czasami wymagane są również dodatkowe dokumenty, takie jak odpis z KRS lub CEIDG. Warto dokładnie sprawdzić, kiedy wypada je złożyć, aby mieć czas na ich uzyskanie zgodnie z wymaganiami.
Jeśli zabraknie jakiegoś dokumentu, zazwyczaj będzie można go uzupełnić w późniejszym terminie, po wezwaniu przez zamawiającego. Jednakże jeśli nie uda się uzupełnić dokumentów w wyznaczonym terminie, istnieje ryzyko utraty wadium.
W większości przypadków możesz złożyć kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Pamiętaj, że dokumenty muszą być zgodne z wymaganiami, więc dokładnie przeczytaj specyfikację istotnych warunków zamówienia i postępuj zgodnie z wymaganiami.
Jak wnieść wadium?
Wadium to kwota pieniężna, którą musisz wpłacić zamawiającemu wraz z ofertą, jako zabezpieczenie jej wiarygodności. Wadium ma na celu odstraszenie wykonawców od wycofywania się z trwającego przetargu. W przypadku, gdy wygrasz przetarg, a następnie odmówisz podpisania umowy lub nie uzupełnisz wymaganego dokumentu, zamawiający może zatrzymać Twoje wadium.
Wadium możesz wpłacić w pieniądzu na rachunek bankowy podany w SIWZ lub w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. W przypadku wysokiej wartości wadium lub składania ofert w przetargach regularnie, warto zastanowić się nad kosztami i warunkami wydania gwarancji.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, czy zamawiający będzie wymagał wadium. W większych przetargach jest to powszechna praktyka, natomiast w mniejszych często jest to opcjonalne. W każdym razie musisz mieć na uwadze, że wadium musi zostać wpłacone przed terminem składania ofert i musi być zgodne z wymaganą kwotą. W przypadku opóźnienia lub wpłacenia niższej kwoty, Twoja oferta zostanie odrzucona.
Jak doręczyć ofertę zamawiającemu?
Podobnie jak w przypadku wadium, ważne jest, abyś pamiętał o terminie składania ofert wyznaczonym przez zamawiającego i złożył ofertę przed tym terminem. Termin składania ofert jest ściśle określony i w żadnym wypadku nie może być przekroczony.
Ofertę należałoby złożyć w formie pisemnej. W niektórych postępowaniach o większej wartości wymagane jest złożenie części oferty w formie elektronicznej. W takim przypadku musisz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, który zapewni bezpieczeństwo i autentyczność Twojej oferty. Musi być zabezpieczona przed otwarciem. Wystarczy zwykła koperta, ale ważne jest, aby opisać ją zgodnie z instrukcjami. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko otwarcia koperty przed terminem lub przez niewłaściwego pracownika zamawiającego.
Sposób doręczenia oferty jest dowolny. Jeśli skorzystasz z usług kuriera, będzie on miał obowiązek potwierdzenia odbioru. Jeśli jednak samodzielnie dostarczasz ofertę, pamiętaj o poproszeniu o potwierdzenie odbioru. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych problemów.
Warto być na bieżąco
Po otwarciu ofert przez zamawiającego, warto zwrócić uwagę na informacje o swoim rankingu wśród innych oferentów, jak również na ogłoszenie wyników przetargu i informację o budżecie zamówienia.
Warto również pamiętać, że w przypadku wykrycia nieprawidłowości w ofertach, może zostać wszczęte postępowanie odwoławcze, co może opóźnić podpisanie umowy z wybranym wykonawcą. Dlatego ważne jest regularne sprawdzanie poczty elektronicznej oraz poczty tradycyjnej, w celu otrzymania ewentualnych wezwań lub innych pism od zamawiającego.
W przypadku kontaktu z osobą zamawiającą, trzeba zachować kulturę i profesjonalizm, a wszelkie kwestie sporne próbować rozwiązać w sposób polubowny, by uniknąć dalszych problemów.
Jak reagować na błędy zamawiającego?
Jeśli zauważysz, że zamawiający chce wybrać ofertę niezgodną z wymaganiami lub za cenę, która nie pozwala na zrealizowanie zamówienia, koniecznie zareaguj. Powiadom zamawiającego o swoim stanowisku i domagaj się zmiany decyzji.
Jeśli zależy Ci na zamówieniu, warto rozważyć dalsze kroki. Możesz skorzystać z pomocy prawnika, który pomoże Ci znaleźć dobre argumenty oparte na orzecznictwie. Możesz także wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
Należy pamiętać, że czas jest kluczowy w przypadku składania ofert na przetargi, a każda zwłoka może przekreślić szanse na zmianę wyniku przetargu. Dlatego, jeśli chcesz działać, zacznij działać od pierwszego dnia i nie czekaj na lepszy nastrój ze strony zamawiającego. W razie potrzeby skorzystaj z pomocy prawnika lub innych specjalistów, którzy pomogą Ci w przygotowaniu oferty i zrozumieniu wymagań. Bądź uważny na wszelkie zmiany w specyfikacji postępowania i śledź stronę, aby dowiedzieć się o udzielonych odpowiedziach na pytania.
