Ile czasu na podpisanie umowy po przetargu?

W ostatnim dziesięcioleciu zmagamy się (na świecie, UE, czy w Polsce), z co rusz to nowymi kryzysami np. pandemią, czy trwającą wojną na Ukrainie. Uwidoczniły one skalę trudności, jakim muszą sprostać przedsiębiorcy (np. zerwane lub mocno ograniczone łańcuchy dostaw, wysoka inflacja) i jak istotną kwestią są terminy, ich dotrzymanie oraz zabezpieczenie interesów zarówno zamawiających, jak i realizatorów zamówienia publicznego.

Na tym tle w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy prawo zamówień publicznych oraz między innymi Kodeksu cywilnego do zagadnień nieuregulowanych w Pzp.

W tym artykule zadajemy pytanie: "Ile jest czasu na podpisanie umowy po przetargu?". Odpowiedzi szukaliśmy w aktualnie obowiązujących przepisach ww. ustawach. Poniżej prezentujemy to, co udało nam się ustalić, jeśli chodzi o przetargi i podpisywanie umów.

Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

W ustawie prawo zamówień publicznych szczegółowo wskazane są etapy postępowań różnych trybów zamówienia publicznego np. trybu przetargu nieograniczonego, w trybie negocjacji itp. Generalnie można wyróżnić kilka głównych etapów:

1. Przygotowanie postępowania najdłuższy, najtrudniejszy, najbardziej pracochłonny dla zamawiającego, który na tym etapie musi wskazać przedmiot zamówienia i sprecyzować wymagania co do niego, przeanalizować rynek, oszacować budżet, termin dostarczenia zamówienia, wybrać formę i rodzaj zamówienia publicznego ze względu oszacowaną kwotę, ponieważ inne obowiązują procedury dla przetargu do progów unijnych, a inne powyżej nich. Następnie na tej podstawie zamawiający tworzy dokumentację. Obok specyfikacji warunków zamówienia powinny znaleźć się wszystkie informacje niezbędne do opublikowania ogłoszenia. Do dnia przesłania zawiadomienia do publikacji, zamawiający może swobodnie wprowadzać zmiany.

2. Publikacja od tego etapu jakiekolwiek modyfikacje, zmiany możliwe są tylko w sytuacjach określonych w ustawie Pzp. Urząd zamówień publicznych, ogłoszenie poniżej progów unijnych, umieszcza w biuletynie zamówień publicznych, który dostępny jest publicznie w internetowym portalu Urzęd. Po dacie publikacji może być umieszczone również innych miejsca (opcja dla zamawiającego). Zamówienia powyżej progów unijnych publikowane są równolegle w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przez Urząd Publikacji UE i na stronie internetowej prowadzonego postępowania (oraz w innych miejscach opcja dla zamawiającego). Jeśli przedmiotem zamówienia jest produkt/usługa powszechnie znana, łatwo dostępna, nabywana w sposób ciągły, zamawiający może przeprowadzić postępowanie w ramach dynamicznego systemu zakupów.

3. Ocena złożonych ofert to etap gdzie w ramach kryteriów oceny ofert ostatecznych następuje wybór wykonawcy. Etap najważniejszy z punktu widzenia całego postępowania. Ważne, oferty złożone po wskazanym terminie są odrzucane, ale dopiero po tym terminie zamawiający komisyjnie może otworzyć złożone oferty, ocenić merytorycznie zgodnie ze SIZ i wybrać najkorzystniejszą.

4. Wybór najkorzystniejszej oferty z poprzedniego etapu zamawiający tworzy protokół, w którym informuje o wyborze wykonawcy z najkorzystniejszą ofertą, skazuje termin i miejsce podpisania umowy oraz informuje pozostałych uczestników o tym fakcie.

5. Podpisanie umowy do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego dochodzi w momencie złożenia podpisów (cyfrowych) przez obie strony. Od tego momentu wykonawca przystępuje do realizacji zobowiązań wynikających z umowy, a zamawiający do kontrolowania postępów prac zgodnie z harmonogramem umownym.

6. Wykonanie i zakończenie zamówienia ostatni etap, w którym sporządzany jest protokół odbioru przedmiotu zamówienia. Zamawiający na tej podstawie przejmuje rzeczywiste władztwo nad rzeczą, a wykonawca udziela gwarancji na nie.

Termin związania ofertą

Okres związania ofertą jest bardzo ważny i dla zamawiającego, który musi mieć czas na ocenę złożonych ofert, i dla oferentów. W ich przypadku jest to szczególnie istotne. W czasach kryzysów, wysokiej inflacji, gdzie ceny potrafią rosnąć z dnia na dzień, bardzo trudno oszacować koszty i opłacalność przedsięwzięcia w długim terminie. Jednak czas związania ofertą jest chroniony prawnie i zagrożony sankcją utraty wniesionego wadium (dotyczy wykonawcy) - art. 307 Pzp.

Podstawowy terminem związania ofertą jest 30 dni, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza 130 000 złotych, ale nie przekracza progów unijnych. Dla postępowań równych lub przekraczających progi unijne to 90 dni albo 120 dni, gdy wartość robót budowlanych jest równa lub przekracza 20 000 000 euro, a dla dostaw/usług jest równa lub przekracza 10 000 000 euro.

Zamawiający ma prawo przed upływem terminu związania, wystąpić o wydłużenie podstawowego terminu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej o maksymalnie 30 dni informując wszystkich uczestników postępowania.

Oferent, który nie wyrazi zgody, otrzyma zwrot wniesionego wadium, a jego oferta zostanie odrzucona.

Czy można podpisać umowę po upływie terminu związania ofertą?

Udzielenie zamówienia publicznego przed upływem terminu składania ofert możliwe jest, nawet, gdy np. wpłynęła tylko oferta jednego wykonawcy.

Po upływie terminu związania ofertą zamawiający udziela zamówienia (podpisuję umowę) z wykonawcą, od którego uzyskał na to pisemną zgodę (art. 252 pkt 2).

Jeśli wykonawca z najkorzystniejszą ofertą nie wyrazi zgody na podpisanie umowy, wówczas zamawiający zwraca się do kolejnego wykonawcy z najwyżej oceniona ofertą o wyrażenie takiej zgody na piśmie.

W sytuacji, gdy nie dojdzie do zawarcia umowy z żadnym wykonawcą, postępowanie kończy się jego unieważnieniem.

Istotne jest, że na zamawiającym ciąży obowiązek zwrotu wadium (niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni) po upływie terminu związania ofertą, nawet gdy nie zawarł umowy (art. 98 ust. 1 Pzp).

W jakim terminie należy zawrzeć umowę z wybranym wykonawca w przypadku zamówień, których wartość przekracza progi unijne?

Odpowiedź na to pytanie zawarta jest w art. 262 ustawy Pzp, który stanowi, że zamawiający od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, może zawrzeć umowę w terminie nie krótszym niż:

• 10 dni jeżeli zawiadomienie to rozesłał przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

• 15 dni jeżeli zawiadomienie to rozesłał w inny sposób.

Warto zwrócić uwagę na art. 577 Pzp, który odbiera możliwość zawarcia umowy w przypadku wniesienia odwołania, do momentu wyczerpania wszystkich środków odwoławczych. W chwili, gdy Krajowa Izba Odwoławcza ogłosi wyrok lub wyda postanowienie kończące postępowanie odwoławcze, ww. terminy biegną od początku.

Tekst zawiera autopromocję.